Zarządzenie Nr 2/2011 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 17 stycznia 2011 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy w Smołdzinie

Zarządzenie Nr  2/2011

Wójta Gminy Smołdzino

z dnia 17 stycznia  2011 r.

 

 

 

w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy w Smołdzinie

 

 

            Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759; z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i poz. 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675),  zarządzam, co następuje:

 

 

§1. Nadaję  regulamin organizacyjny Urzędowi Gminy w Smołdzinie w brzmieniu określonym w załączniku do zarządzenia.

 

§2. Traci moc Zarządzenie Nr 8/2004 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 24 czerwca 2004 r.

w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Smołdzinie zmienione Zarządzeniem Nr 2/2005 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 24 lutego 2005 r., Zarządzeniem Nr 26/2005 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 29 grudnia 2005 r., Zarządzeniem Nr 2/2006 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 17 stycznia 2006 r., Zarządzeniem Nr 4/2006 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 01 marca 2006 r., Zarządzeniem Nr 13/2006 Wójta Gminy Smołdzino

z dnia 07 sierpnia  2006 r., Zarządzeniem Nr 16/2007 Wójta Gminy Smołdzino z dnia

11 grudnia 2007r., Zarządzeniem Nr 18/2008 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 28 listopada

2008 r., Zarządzeniem Nr 7/A/2009 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 01 kwietnia

2009 r., Zarządzeniem Nr 1/2010 Wójta Gminy Smołdzino z dnia 07 stycznia 2010 r.

 

§3. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

 

§4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy w Smołdzinie.

 

 

 

 

 Wójt Gminy Smołdzino

 

                                                                                             (-) Lidia Orłowska- Getler

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik
do Zarządzenia Nr  2/2011

Wójta Gminy Smołdzino
z dnia  17  stycznia 2011 r.

 

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY W SMOŁDZINIE

 

 

 

 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

 

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Smołdzinie zwany dalej „Regulaminem” określa

organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Smołdzinie zwanego dalej „Urzędem”.

§ 2

 

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Smołdzino,

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Smołdzino.

3) Wójcie, Z-cy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta Gminy Smołdzino, Zastępcę Wójta Gminy Smołdzino, Sekretarza  Gminy Smołdzino, Skarbnika  Gminy Smołdzino.

 

§ 3

 

1.       Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2.       Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3.       Siedzibą Urzędu jest miejscowość  Smołdzino.

 

§ 4

 

Urząd realizuje zadania:

1)  własne gminy, wynikające z obowiązujących przepisów,

2)  zlecone z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących ustaw,

3) z zakresu administracji rządowej powierzone do wykonania  na podstawie porozumień zawartych pomiędzy Wójtem a organami administracji rządowej.

      4) z zakresu właściwości powiatu lub województwa na podstawie porozumień z tymi   

          jednostkami samorządu terytorialnego.

 

 

 

 

 

 

 

 

II. ORGANIZACJA URZĘDU

 

§ 5

 

1.      W skład Urzędu wchodzą następujące Referaty, Zespoły i Samodzielne stanowiska pracy z oznaczeniem symboliki literowej komórek:

 

1)  Referat Organizacyjny (OR):

    a) stanowisko ds organizacyjnych i kadr,

    b) stanowisko ds Biura Rady i BIP,

    c) stanowisko ds promocji, turystyki - Pełnomocnik ds współpracy z organizacjami

      pozarządowymi,  

    d) stanowisko ds organizacyjnych,

    e) stanowisko ds kontroli,

    f) stanowisko ds obsługi sekretariatu,

    g) sprzątaczka,

 2) Referat Finansów (FN):

    a) stanowisko ds księgowości budżetowej,

    b) stanowisko ds  księgowości budżetowej i płac,

    c) stanowisko ds wymiaru podatków i opłat,

    d) stanowisko ds księgowości podatkowej,

                e) stanowisko ds obsługi kasowej i księgowości budżetowej,

            3) Referat Geodezji, Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i  Ochrony

                   Środowiska (GR):

                a) Geodeta gminny,

                b) stanowisko ds geodezji i gospodarki gruntami,

                c) stanowisko ds budownictwa i planowania przestrzennego,

                d) stanowisko ds rolnictwa i ochrony środowiska,

            4) Zespół ds. Inwestycji, Rozwoju Lokalnego i Zamówień Publicznych (IZ):

    a) stanowisko ds inwestycji,

    b) stanowisko ds pozyskiwania funduszy zewnętrznych,

    c) stanowisko ds zamówień publicznych,

       5) Zespół Oświaty, Kultury,Sportu ,Ochrony Zdrowia  i Spraw 

            Społecznych (OS):

                a) stanowisko ds oświaty, kultury i sportu oraz ewidencji działalności gospodarczej,

    b) stanowisko ds ochrony zdrowia i spraw społecznych- Pełnomocnik ds  

       rozwiązywania problemów alkoholowych,

             6) Urząd Stanu Cywilnego(USC),

    a) stanowisko ds ewidencji ludności i dowodów  osobistych- Zastępca kierownika  

       USC,

             7) Zespół Radców Prawnych (RP),

             8) Samodzielne stanowisko do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego (ZK),

             9) Pion ochrony (PO):

    a) Pełnomocnik ds informacji niejawnych,

    b) Kierownik kancelarii tajnej,   

           10) Doradca (D).

2.      Obsługa prawna może być świadczona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

3.      Obsługa z zakresu BHP i p.poż może być świadczona  na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

4.      Obsługa informatyczna świadczona jest na zasadach określonych w ust. 3.

5.      Strukturę organizacyjną Urzędu  stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

2. Nadzór nad komórkami organizacyjnymi wymienionymi w ust. 1 sprawują:

    1)Wójt – „W” – nad:

        a)  Zespołem ds Inwestycji, Rozwoju Lokalnego i Zamówień Publicznych (IZ):

        b) Urzędem Stanu Cywilnego(USC),

        c) Zespołem Radców Prawnych (RP),,

        e) Pionem ochrony (PO):

        f)  Doradcą (D)

    2) Zastępca Wójta– „W I” – nad:

        a) Referatem  Geodezji, Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i  Ochrony

           Środowiska (GR),

        b) Zespołem Oświaty, Kultury, Sportu, Ochrony Zdrowia  i Spraw Społecznych                  

           (OS),    

        c) Samodzielnym stanowiskiem do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego (ZK),        

     3) Sekretarz  – „S” – nad:

        a) Referatem Organizacyjnym(OR),

     4) Skarbnik – „SK” – nad:

         a) Referatem Finansów (FN).

 

§ 6

 

1.      Wewnątrz referatów nie tworzy się komórek organizacyjnych, lecz wyłącznie stanowiska pracy.

2.      Podziału zadań pomiędzy referaty dokonuje  Wójt.

 

§ 7

 

1.      Pracą Referatów, Zespołów kierują kierownicy Referatów lub osoby wskazane przez Wójta.

2.      Kierownik Referatu lub osoba wskazana przez Wójta organizuje pracę Referatu, Zespołu,  określa zakres czynności dla podległych pracowników oraz kontroluje wykonanie zadań realizowanych przez poszczególnych pracowników.

 

III. ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

 

§ 8

 

 Urząd działa według następujących zasad:

1) praworządności,

2) służebności wobec obywateli,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) jednoosobowego kierownictwa,

5) planowania pracy,

6) kontroli wewnętrznej,

      7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne stanowiska pracy,

      8) wzajemnej współpracy.

 

 

§ 9

 

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania służąc Gminie i Państwu.

 § 10

 

1.      Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy

            i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem  

            komunalnym.

2.      Zakupy i inwestycje dokonywane są zgodnie z regulaminem udzielania zamówień na roboty budowlane, usługi i dostawy, których wartość nie przekracza kwoty 14.000 euro oraz przy zastosowaniu ustawy o zamówieniach publicznych.

 

 § 11

 

1.      Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.

2.      Pracownicy wykonują swoje obowiązki w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.

3.      Wójt jest bezpośrednim przełożonym podległych pracowników i sprawuje nadzór nad nimi osobiście oraz poprzez Zastępcę Wójta, Sekretarza, Skarbnika.

4.      Wójt może powierzyć obowiązki Kierownika Referatu pracownikowi zatrudnionemu w danym Referacie.

5.      Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.

6.      Kierownicy poszczególnych referatów  są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.

7.      Wójt może powierzyć obowiązki Zastępcy  Skarbnika pracownikowi zatrudnionemu w Referacie Finansów.

 

§ 12

 

1.      W Urzędzie działa kontrola zarządcza, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu oraz przez dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.

2.      Szczegółowe zasady kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy określa Wójt w drodze odrębnego zarządzenia.

 

§ 13

 

Pracownicy Urzędu:

1)      realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej,

2)      są zobowiązani do współdziałania między sobą w szczególności w zakresie informacji i wzajemnych konsultacji przy zachowaniu wymagań określonych w ustawie:

a) o ochronie danych osobowych,

b) ochronie informacji niejawnych,

c) dostępie do informacji publicznej.

IV. ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA,

SEKRETARZA I SKARBNIKA

 

§ 14

Do zakresu zadań Wójta należy:

 

1)      reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2)      podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa  pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

3)      wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników

             Urzędu,

      4) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników Urzędu,

      5) okresowe zwoływanie narad z udziałem pracowników Urzędu i kierowników jednostek    

          organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań,

      6) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy w Urzędzie,

          w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

      7) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie

          stanowi inaczej,

      8) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

      9) upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania w swoim imieniu decyzji

          administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

     10) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od kierowników jednostek

          organizacyjnych oraz   pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do 

           wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

           11) przedkładanie uchwał Rady Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,

           12) reprezentowanie Gminy przed sądami i organami administracji,

           13) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa,

                  Regulamin oraz uchwały Rady.

 

 

§ 15

 

            1. Zastępca Wójta podejmuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta lub

          wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Wójta.

      2. Zastępca Wójta kieruje pracą Referatu Geodezji, Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i 

    Ochrony Środowiska, Zespołu Oświaty, Kultury, Sportu, Ochrony Zdrowia i Spraw

   Społecznych , Samodzielnego stanowiska ds obronnych i zarządzania kryzysowego oraz 

   wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

 

§ 16

 

Do zadań Sekretarza należy wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu  i w tym zakresie:

 

1)      kieruje pracą Referatu Organizacyjnego,

2)      nadzoruje prace nad opracowywaniem zakresów czynności dla pracowników Urzędu,

3)   pełni nadzór nad  organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzeniem spraw związanych z doskonaleniem kadr,

4) informuje Wójta o konieczności dokonania zmian personalnych,

5) przedkłada Wójtowi propozycje dotyczące  usprawnienia pracy w Urzędzie,

6) nadzoruje czas pracy pracowników Urzędu,

7) nadzoruje prace nad przygotowaniem projektów uchwał Rady i zarządzeń Wójta,

8) współpracuje z Radą Gminy i sprawuje nadzór nad przygotowaniem materiałów pod obrady Rady oraz dokumentowaniem prac Rady Gminy i Komisji,

9) koordynuje prace nad opracowaniem projektów Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego Gminy i innych dokumentów wynikających z przepisów prawa,

     10) utrzymuje bieżące kontakty z przedstawicielami środków masowego przekazu,

     11) organizuje współpracę Gminy w kraju i  zagranicą,

     12) współpracuje z sołectwami i zapewnia udział przedstawiciela gminy na zebraniu

           wiejskim,

     13) koordynuje i nadzoruje prowadzenie spraw związanych z wyborami i spisami,

     14) przyjmuje ustne oświadczenie woli spadkodawcy,

     15) koordynuje prace remontowe w Urzędzie i zakup wyposażenia,

     16) wykonuje  inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Wójta,

     17) wykonuje czynności Wójta w razie jednoczesnej nieobecności Wójta i  Zastępcy

           Wójta. 

 

§ 17

 

Do zadań Skarbnika należy:

 

1) kierowanie pracą Referatu Finansów,

2) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

3) nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,

4) dokonywanie analiz budżetu i na bieżąco informowanie Wójta o jego realizacji,

5) współdziałanie w opracowywaniu budżetu,

6) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,

7) kontrasygnowanie czynności prawnych mających wpływ na powstanie

     zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania   

     kontrasygnaty,

            8) kontrolowanie działalności finansowej jednostek organizacyjnych Gminy,

            9) przygotowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta

                 w  zakresie finansów,

     10) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań

            wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

 

V. PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI, ZESPOŁAMI

I STANOWISKAMI PRACY

 

§ 18

 

1.      Referatami kierują osoby z kierownictwa: Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów.

2.      Zespołami kierują pracownicy wskazani przez Wójta w ramach dodatkowych zadań.

3.      Kierujący Referatami i Zespołami zobowiązani są w szczególności do:

1)  inicjowania  przygotowywania projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta  w

                 zakresie działania Referatu lub Zespołu,

2) przygotowywania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, wnioski komisji 

    Rady i radnych, wnioski i postulaty mieszkańców,

3) realizowania uchwał Rady i zarządzeń Wójta w zakresie działania Referatu,

    Zespołu oraz składania informacji o ich wykonaniu,

4) przygotowywania projektów umów zawieranych z innymi podmiotami,

5) rzetelnego, terminowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz

    uzgodnionego z przełożonymi służbowymi opracowywania aktów prawnych

    i  innych materiałów przedkładanych Radzie i Wójtowi,

6)  załatwiania skarg i wniosków oraz przygotowywania projektów odpowiedzi,

7) opracowywania przydziałów czynności i ich zmian dla podległych

     pracowników i przedkładania ich do akceptacji Wójtowi oraz wręczania

     pracownikom,

8) stosowania instrukcji kancelaryjnej,

9) zaznajamiania się i wdrażania obowiązujących przepisów prawnych w pracy

    podległego Referatu, Zespołu,

10)  dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników.

2.      Do wspólnych zadań Referatów, Zespołów i Samodzielnych stanowisk pracy należy

            przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz oraz     

            podejmowanie czynności organizatorskich na  potrzeby organów Gminy, a w 

            szczególności:

          1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz 

              projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających

                z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

           2) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady i jednostkom organizacyjnym

               Gminy w wykonywaniu ich zadań,

           3) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do

              przygotowania sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań,

4) współdziałanie w opracowywaniu zamierzeń rozwojowych gminy,

5) współdziałanie z Referatem Organizacyjnym w zakresie opracowywania

    materiałów promocyjnych gminy,

           6)  wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych,

           7)  przechowywanie akt,

           8) stosowanie obowiązującej instrukcji kancelaryjnej oraz  jednolitego rzeczowego

                wykazu akt,

           9) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,

         10) terminowe załatwianie  skarg, wniosków wpływających do Urzędu,

         11) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,

         12) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń,

         13) przygotowywanie i zamieszczanie informacji  w Biuletynie Informacji Publicznej 

               oraz na stronie internetowej Gminy,

         14) przestrzeganie zasad ochrony informacji niejawnych, bezpieczeństwa systemów

                informatycznych,  oraz przepisów o ochronie danych osobowych,

         15) realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i spraw

                obronnych,

         16) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.

 

 

 

 

 

 

 

 

 § 19

 

            Referat Organizacyjny

 

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy:

 

   1. Zapewnienie obsługi organizacyjnej oraz  kancelaryjno-technicznej Wójtowi oraz

         Zastępcy Wójta, a w szczególności:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz

    Urzędu,

2) prowadzenie ewidencji korespondencji,

3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz

     przekazywanie ich do załatwienia według właściwości,

4) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich

    kontaktów z Wójtem bądź kierowanie ich do właściwych Referatów lub stanowisk    

    pracy,

5) przygotowywanie pomieszczeń, obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez

    Wójta,

6) prenumerata czasopism, dzienników urzędowych oraz fachowej literatury,

7) prowadzenie archiwum zakładowego,

8) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne oraz pieczęcie,

9) prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,

10)prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,

     11)okresowe kontrole ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,

     12) prowadzenie rejestru oraz archiwizacja Zarządzeń Wójta.

2. Zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej Komisji, a w szczególności:

1) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z prowadzeniem sesji,

    posiedzeń, spotkań Rady i jej Komisji,

2) protokołowanie sesji, posiedzeń i spotkań,

3) prowadzenie rejestru uchwał Rady i jej Komisji,

4) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

5) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej  Komisji oraz poszczególnych   

    radnych,

6) organizowanie szkoleń radnych i członków Komisji.

3. Prowadzenie spraw osobowych pracowników, a w szczególności:

1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt

    osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek

    organizacyjnych,

2) organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,

3) prowadzenie ewidencji urlopów wypoczynkowych oraz planów urlopów,

4) prowadzenie działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

5) przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,

6) prowadzenie ewidencji czasu pracy,

7)  prowadzenie spraw związanych z  zatrudnianiem kierowników gminnych jednostek

     organizacyjnych,

8) opracowywanie projektów zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy.

4. Prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy:

     1) przygotowywanie projektów folderów i innych materiałów promocyjnych Gminy

  i nadzór nad ich właściwym wykonaniem,

     2) składanie propozycji Wójtowi dotyczących udziału w wystawach i targach krajowych

 i zagranicznych oraz kompletowanie i przygotowywanie materiałów prezentujących

 gminę,

    3) koordynacja działań związanych z rozwojem turystyki i kultury, organizowaniem imprez

              gminnych,

    4) współpraca z organizacjami turystycznymi,

          5) organizacja współpracy partnerskiej pomiędzy Gminą a gminami w kraju i zagranicą,

          6) bieżąca aktualizacja portalu promocyjnej strony internetowej Urzędu,

          7) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego

                    przekazu,w tym organizowanie konferencji prasowych,

                8) wyszukiwanie partnerów do współpracy,

                9) współpraca i utrzymywanie kontaktów z organizacjami pozarządowymi.

5. Prowadzenie kontroli w Urzędzie, jednostkach organizacyjnych Gminy oraz innych  

    kontroli na zlecenie Wójta i Rady.

      6. Prowadzenie archiwum Urzędu.

      7. Współpraca przy organizacji wyborów sołtysów oraz prowadzenie spraw związanych z    

     funduszami sołeckimi.

8. Opracowywanie projektów Statutu i Regulaminu Gminy oraz ich zmian.

9. Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami ławników.

10. Prowadzenie spraw związanych z referendum gminnym.

11. Przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla 

     strony, której miejsce pobytu nie jest znane.

12. Prowadzenie kancelarii tajnej.

13. Przyjmowanie obwieszczeń.

14. Prowadzenie i udostępnianie obywatelom zbioru przepisów prawnych.

15. Koordynacja zadań w zakresie  BHP i ppoż.

16. Utrzymanie czystości na terenie Urzędu.

 

§ 20

 

Referat Finansów

 

Do zakresu działania  Referatu Finansów należy w szczególności:

 

1)      opracowywanie projektu uchwały budżetowej i sprawozdań z wykonania budżetu,

2)      prowadzenie ksiąg rachunkowych,

3)      windykacja należności majątkowych Gminy,

4)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków  z zakresu sprawozdawczości,

5)      prowadzenie ewidencji mienia komunalnego Gminy,

6)      prowadzenie rachunkowości podatków i opłat lokalnych,

7)      obsługa kredytów bankowych i pożyczek z funduszy pozabudżetowych,

8)      obsługa finansowa programów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,

9)      prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem wymiaru podatków i opłat lokalnych oraz opłaty skarbowej,

10)  prowadzenie spraw związanych z ulgami, odroczeniami i umorzeniami w zakresie podatków i opłat lokalnych oraz opłaty skarbowej,

11)  kontrola podatkowa w zakresie określonym odrębnymi przepisami,

12)  prowadzenie spraw w zakresie należności podatkowych, dla których organem podatkowym są urzędy skarbowe, a które stanowią dochody podatkowe budżetu gminy,

13)  planowanie i realizacja wydatków osobowych Urzędu,

14)  windykacja należności pieniężnych,

15)  współpraca z RIO, ZUS,US,

16)  współpraca z dysponentami budżetu w zakresie uruchamiania środków finansowych,

17)  rozliczanie VAT, prowadzenie spraw płac i ZUS pracowników Urzędu,

18)  zapewnienie obsługi finansowo księgowej i kasowej Urzędu,

19)  rozliczanie inwentaryzacji oraz dokonywanie umorzeń środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

20)  sporządzanie analiz, informacji i sprawozdań dla potrzeb Wójta, Rady i jej Komisji.

 

§ 21

 

Referat Geodezji, Budownictwa, Gospodarki Przestrzennej,

Rolnictwa i Ochrony Środowiska

 

Do zadań Referatu Geodezji, Budownictwa, Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa

i Ochrony Środowiska  należy:

 

1)      gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi

            i przeznaczonymi w planach zagospodarowania  przestrzennego pod zabudowę, w tym      

            ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę,

           użyczenie  i w zarząd,

2)      przygotowywanie projektów uchwał w sprawie cen i opłat za grunty, budynki, lokale

            i urządzenia,

3)      organizowanie przetargów na nieruchomości komunalne,

4)      wykonywanie czynności technicznych i formalnych związanych z nabywaniem nieruchomości niezbędnych dla  realizacji zadań Gminy,

5)      prowadzenie spraw z zakresu komunalizacji,

6)      prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,

7)      tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy,

8)       prowadzenie zarządu nieruchomościami wspólnymi,

9)      prowadzenie procedur podziałów i rozgraniczeń nieruchomości,

          10)   nadzorowanie administrowaniem lokalami mieszkalnymi i związanych z nimi  

                   lokalami użytkowymi,

          11)   prowadzenie spraw z zakresu ochrony gruntów rolnych i leśnych,

          12)   współpraca z Agencją Nieruchomości Rolnych w zakresie gospodarki gruntami,

          13)   nadzór nad prowadzeniem spraw z zakresu ustawy o najmie lokali mieszkalnych    

                  i  dodatkach mieszkaniowych,

           14) usuwanie skutków samowoli lokalowej,

           15) przygotowywanie projektów uchwał w sprawie czynszów regulowanych,

           16) przygotowywanie materiałów do studium uwarunkowań i kierunków

           zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz do  sporządzania

           projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

      17) koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami projektu miejscowego

      planu oraz wprowadzaniem zadań  rządowych do planu Gminy,

18) przechowywanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz   

       wydawanie wypisów, wyrysów i  zaświadczeń,

19)  ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowywanie

       wyników tej oceny oraz analiza  wniosków w sprawach sporządzenia lub zmian  

       miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

20) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy,

 21) współpraca z Powiatowym Inspektorem Sanitarnym oraz innymi instytucjami  

       działającymi na rzecz ochrony środowiska,

22)  przygotowywanie  decyzji celu  publicznego i decyzji  o środowiskowych

            uwarunkowaniach,

23)  wydawanie decyzji dotyczących opłat planistycznych i adiacenckich wynikających z

                  podziału nieruchomości,

            24) prowadzenie spraw dotyczących cmentarzy oraz miejsc pamięci narodowej,

            25) prowadzenie spraw z zakresu łowiectwa,

            26) współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania zakaźnych chorób

                       zwierzęcych,

                  27) współpraca z Inspekcją Weterynaryjną i innymi organizacjami zajmującymi się

                       ochroną zwierząt,  

                  28) wydawanie zezwoleń na posiadanie psów ras agresywnych,

                  29) współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w zakresie zwalczania

           chwastów, chorób i szkodników,

      30) współpraca ze służbami doradczymi w zakresie kształcenia i wdrażania nowych

             rozwiązań w rolnictwie,

                  31) organizacja spisów rolnych,

      32) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości

            niestanowiących własności gminy i   niebędących lasem,

            33) wymierzanie kar za samowolne usuwanie drzew i krzewów,

            34) ustanawianie parku wiejskiego, określenie jego granic oraz sposobu wykonywania

            ochrony,

      35) współpraca z KRUS w zakresie ubezpieczenia społecznego rolników,

            36) prowadzenie spraw z zakresu geologii i górnictwa,

            37) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem realizacji zadań gminy w zakresie

            rozwiązywania problemów  bezpańskich zwierząt,

            38) współdziałanie w pozyskiwaniu środków na rozwój rolnictwa,

            39) realizacja zadań gminy wynikających z ustawy – Prawo ochrony środowiska,

            40) realizacja zadań gminy wynikających z ustawy o odpadach,

         41) prowadzenie i sprawowanie nadzoru nad działaniami z zakresu utrzymania czystości
             i porządku na terenie gminy,

            42) realizacja zadań gminy wynikających z ustawy – Prawo wodne w zakresie gospodarki

                  wodnej,

      43) realizacja zadań wynikających z przepisów o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę
            i zbiorowym odprowadzaniu ścieków,

            44) realizacja zadań z zakresu ustawy o ochronie przyrody,

            45) wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację  

                  przedsięwzięcia,

            46) nadzór i współpraca z przedsiębiorstwami w zakresie wywozu i utylizacji odpadów

                  stałych i płynnych,

     47) prowadzenie zadań z zakresu ochrony roślin,

            48) przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów z zakresu ochrony środowiska,

            49) prowadzenie spraw z zakresu ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego,

            50) potwierdzenie okresów pracy w rolnictwie do pracowniczego stażu pracy,

            51) prowadzenie spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego

                  w  cenie oleju napędowego.

 

 

 § 22

 

 Zespół ds  Inwestycji, Rozwoju Lokalnego i Zamówień Publicznych

 

Do zadań i kompetencji Zespołu ds Inwestycji, Rozwoju Lokalnego i Zamówień Publicznych  należy:

 

1) prowadzenie inwestycji Gminy,

2)      prowadzenie spraw dotyczących urządzeń wodociągowych, oczyszczalni ścieków,

    kanalizacji, wysypisk i wylewisk,  odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię 

   elektryczną, zaopatrzenia w gaz, transportu zbiorowego,

3) współtworzenie programów przewidzianych przepisami prawa w zakresie  zaopatrzenia

    w energię elektryczną, gaz i  paliwa płynne,

4) prowadzenie spraw dotyczących budowy, modernizacji, utrzymania i odnawiania dróg

         gminnych i mostów,

            5) zarządzanie drogami gminnymi,

            6) budowa i utrzymanie wiat przystankowych,

            7) monitoring możliwości pozyskiwania funduszy strukturalnych oraz innych

                zewnętrznych funduszy na zadania Gminy,

           8) koordynacja polegająca na stałej współpracy ze wszystkimi jednostkami

              organizacyjnymi  gminy, Referatami, Zespołami i stanowiskami Urzędu w zakresie  

              przygotowywania SIWZ i wszelkich innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego 

              przeprowadzenia zamówienia   publicznego,

     9) opracowanie rocznego planu zamówień publicznych,

    10) monitorowanie rozwiązań z zakresu zamówień publicznych stosowanych w Unii

            Europejskiej i koniecznego  zastosowania ich w pracach jednostek gminnych,

    11) opracowywanie stosownych regulaminów i wytycznych w zakresie zamówień

            publicznych,

    12) czynności związane z możliwością pozyskania przez Gminę zewnętrznych środków

            finansowych,

    13) stały monitoring programów Unii Europejskiej, sposobu ich realizacji w Polsce oraz

           efektywnych możliwości ich  pozyskiwania,

    14) koordynowanie prac związanych z przygotowywaniem strategii rozwoju Gminy,

          15) prowadzenie studiów i diagnozowanie procesów rozwoju Gminy,

          16) monitoring możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych w ramach funduszy

                strukturalnych, programów sektorowych i wszelkich innych źródeł pomocowych.

 

 

§ 23

 

 Zespół   Oświaty, Kultury, Sportu, Ochrony Zdrowia  i Spraw Społecznych

 

Do zadań i kompetencji Zespołu  Oświaty, Kultury, Sportu, Ochrony Zdrowia

i Spraw Społecznych należy:

 

   1) przygotowywanie propozycji dotyczących sieci szkół podstawowych, gimnazjów

       i  przedszkoli,

    2) udział w pracach nad przygotowywaniem projektów organizacyjnych szkół

        podstawowych, gimnazjów i przedszkoli,

          3) organizacja bezpłatnego transportu dzieci do i ze szkoły, refundacja kosztów dowozu

               dzieci niepełnosprawnych, zapewnienie opieki w czasie dowozu,

          5)  organizowanie konkursów na stanowiska dyrektora szkoły, placówek oświatowych oraz           

                przygotowywanie materiałów  niezbędnych do podjęcia zarządzenia Wójta

                o  powierzeniu   funkcji bez konkursu,

          6)  przeprowadzanie postępowania w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego

               nauczycieli,

                7) przygotowywanie oceny pracy  dyrektorów placówek oświatowych,

                8) przygotowywanie projektu budżetu w części dotyczącej oświaty, kultury i sportu,

                9) współpraca z organem sprawującym nadzór pedagogiczny,

  10) współpraca ze związkami zawodowymi.

         11) współpraca z dyrektorami w zakresie stosunku pracy pracowników oświaty,

         12) współpraca ze Skarbnikiem w zakresie bieżącej oceny realizacji budżetu w części  

               dotyczącej oświaty, kultury sportu i świetlic wiejskich,

         13) realizacja na obszarze Gminy zadań wynikających z przepisów w dziedzinie kultury

               i    sztuki oraz kultury fizycznej  sportu  w tym place zabaw,

         14) organizowanie imprez kulturalnych  i sportowych,

         15) realizowanie zadań związanych z budową i utrzymaniem urządzeń sportowych

               i   rekreacyjnych,

         16) współdziałanie w rozwoju kultury fizycznej ze stowarzyszeniami, klubami i innymi   

               organizacjami oraz udzielanie im pomocy w realizacji zadań,

         17) koordynacja działań związanych z możliwością pozyskiwania funduszy zewnętrznych

         grantów oraz realizacji programów pomocowych przez Zespół i placówki oświatowe,                    

   18) rozliczanie dotacji,

   19) monitorowanie spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki,

   20) udzielanie pomocy materialnej dla uczniów i słuchaczy w formie stypendium oraz

          zasiłków szkolnych,

   21) przydzielanie stypendium za wyniki w nauce i osiągnięcia sportowe,

         22) prowadzenie sprawozdawczości statystycznej,

         23) sporządzanie sprawozdań do Kuratorium Oświaty i Ministerstwa Edukacji Narodowej,

                      Urzędu Marszałkowskiego,

        24) koordynacja i nadzór nad Systemem Informacji Oświatowej,

        25) przydzielanie godzin nauczania indywidualnego, godzin  wspomagania 

               wczesnoszkolnego oraz zajęć rewalidacyjno- wychowawczych,

        26) prowadzenie dokumentacji związanej z dofinansowaniem kosztów kształcenia

          młodocianych pracowników,

   27) prowadzenie i rozliczanie dotacji dla placówek niepublicznych,

   28) prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej:

       a) prowadzenie całokształtu spraw związanych z rejestracją działalności gospodarczej 

           oraz pomoc osobom zainteresowanym w tym zakresie,

       b) prowadzenie spraw z zakresu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów

           alkoholowych,

       c) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących czasu pracy placówek handlowych,

           usługowych i gastronomicznych,

       d) opiniowanie wniosków dotyczących przedsięwzięć gospodarczych,

    29) prowadzenie spraw zgodnie z uchwałami Rady , zarządzeniami Wójta i Regulaminem

            związanych z profilaktyką i  rozwiązywaniem problemów uzależnień,

    30) przygotowanie wspólnie z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów

            Alkoholowych i przedkładanie Wójtowi i Radzie,        

       a) projektu gminnych  programów: profilaktyki i rozwiązywania problemów 

           alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii,

            b) projektów preliminarza wykonania gminnego programu przeciwdziałania 

                i rozwiązywania problemów alkoholowych i  przeciwdziałania narkomanii,

            c) sprawozdania z realizacji gminnych programów tj:. rozwiązywania problemów  

                narkomanii,alkoholowych i przeciwdziałania im,

       31) ogłaszanie i prowadzenie konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w

              ramach gminnych programów,

             32) bieżąca koordynacja zadań wynikających z gminnych programów,

             33) współpraca z instytucjami, organizacjami społecznymi, kościołami i związkami

              wyznaniowymi w celu realizacji zadań wynikających z profilaktyki uzależnień

              i  promowania zdrowego stylu życia,

       34)  współdziałanie z placówkami służby zdrowia, a w szczególności z lekarzami

              i terapeutami pracującymi w poradni  leczenia uzależnień,

       35) współpraca z obsługą finansową w zakresie realizacji działu - ochrona zdrowia,

              rozdziałów: przeciwdziałanie   alkoholizmowi i przeciwdziałanie narkomanii,

       36) branie udziału w naradach i szkoleniach organizowanych przez Pełnomocnika,

             37) wdrażanie i propagowanie na terenie Gminy  ogólnopolskich i regionalnych       

                    kampanii edukacyjnych,

            38) udział w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,

      39)  bieżąca ewaluacja i wprowadzenie lokalnych inicjatyw z dziedziny profilaktyki

             i rozwiązywania problemów uzależnień,

           40) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zakładach opieki zdrowotnej,

           41) realizacja zadań związanych z promocją zdrowia na terenie Gminy,

           42) współpraca z instytucjami pomocy społecznej, rynku pracy oraz innymi instytucjami

                 w zakresie rozwiązywania problemów społecznych.

 

  § 24

 

Urząd Stanu Cywilnego

 

Do zadań  Urzędu Stanu Cywilnego należy:

 

1.      Prowadzenie spraw wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego
oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności dot. narodzin, małżeństwa oraz zgonu obywateli.

2.      Wydawanie dokumentów tożsamości.

3.      Prowadzenie archiwum USC.

4.      Organizacja jubileuszy 50-lecia pożycia małżeńskiego.

      5.  Prowadzenie spraw związanych z ewidencją ludności:

                 1) prowadzenie ewidencji ludności,

                 2) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych,

                 3) wysyłanie wniosków o nadanie numeru PESEL za pośrednictwem portalu PIA,

                 4) prowadzenie archiwum wydanych dowodów osobistych,

                 5) wydawanie decyzji w sprawach ewidencji ludności i dowodów osobistych.

             6. Prowadzenie spraw wynikających z przepisów o zgromadzeniach i zbiórkach

                  publicznych.

                   7. Wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie imprez masowych.

                   8. Prowadzenie rejestru wyborców i jego bieżąca aktualizacja.

                   9. Udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu wyborów i referendów.

                  10. Sporządzanie wykazów dzieci dla poszczególnych obwodów szkolnych.

 

 § 25

 

 Zespół Radców Prawnych

 

 Do zakresu działania Zespołu Radców Prawnych należy:

 

obsługa prawna Urzędu w oparciu o Regulamin obsługi prawnej, który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

  § 26

 

Samodzielne stanowisko do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego

 

Do zakresu działania Samodzielnego stanowiska do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego należy:

 

            1) monitorowanie zagrożeń i występujących klęsk żywiołowych oraz prognozowanie

           rozwoju  sytuacji,

            2) opracowanie i aktualizowanie planów zarządzania kryzysowego obejmujących fazy 

                 zapobiegania, przygotowania, zarządzania i odbudowy,

            3) realizowanie procedur i programów reagowania w czasie stanu zagrożenia lub klęski 

                żywiołowej,

            4) planowane wsparcia organów kierujących działających na różnym szczeblu 

                administracyjnym,

      5) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

      6) planowanie i realizacja spraw z zakresu obrony cywilnej Gminy,

      7) organizowanie przeciwdziałania zagrożeniom nadzwyczajnym i ich skutkom,

      8) tworzenie formacji obrony cywilnej,

      9) współdziałanie z organami wojskowymi,

     10) rejestracja przedpoborowych,

           11) udział w przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej,

           12) przygotowywanie decyzji o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad

                członkiem rodziny,

                 13) realizacja zadań gminy z zakresu ochrony przeciwpożarowej,

                 14) zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym warunków do ich

                       funkcjonowania,przygotowanie warunków umożliwiających koordynację pomocy,

                 15) przygotowanie warunków umożliwiających koordynację pomocy humanitarnej,

                 16) realizowanie polityki informacyjnej związanej z przygotowaniem i stanem klęski

            żywiołowej,

           17) organizacja narad Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz prowadzenie bieżącej

           dokumentacji jego pracy,

     18) ścisła współpraca z Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego, Państwową  

           Strażą Pożarną, jednostkami Wojska Polskiego i Powiatowej Policji,

     19) monitoring możliwości pozyskania funduszy zewnętrznych na działania związane z

           ochroną przeciwpożarową , obroną  cywilną, obronnością, bezpieczeństwem 

           publicznym  i zarządzaniem kryzysowym,

     20) opracowanie i aktualizacja planu ochrony zabytków, planu ochrony przed powodzią,

     21) prowadzenie magazynu przeciwpowodziowego oraz obrony cywilnej.

 

 

 § 27

 

Pion ochrony

 

Do zakresu działania Pionu ochrony należy:

   1) prowadzenie kancelarii tajnej Gminy,

   2) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej,

   3) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane,

       przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne,

   4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie

       informacji niejawnych,

   5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych,

   6) opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie i nadzorowanie jego

       realizacji,

   7) szkolenie pracowników Urzędu w zakresie informacji niejawnych,

   8) przeprowadzanie postępowań sprawdzających i wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa

        pracownikom Urzędu, których stanowiska wiążą się z dostępem do informacji  

        niejawnych,

   9) współpraca w zakresie ochrony informacji niejawnych z właściwymi  służbami ochrony

       państwa.

    

§ 28

 

Doradca

 

Do zakresu działania Doradcy  należy wykonywanie funkcji doradczych w odniesieniu do organizacji i funkcjonowania Gminy i Urzędu.

 

§ 29

 

Prowadzenie spraw z zakresu administracji publicznej może być powierzona na podstawie uchwały Rady organom wykonawczym gminnych jednostek organizacyjnych określonych
w statucie Gminy oraz organom gminnych jednostek pomocniczych.

 

 

VI. ZASADY I TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU

 

§ 30

 

1.      Kierownicy Referatów odpowiedzialni są przed Wójtem za sprawne i zgodne
z prawem funkcjonowanie Referatu.

2.      Kierownicy Referatów pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników.

3.      W przypadku, gdy kierujący Referatem, nie może pełnić swych obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.

 

 

 

 

§ 31

 

 

Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu, regulują Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw.

 

§ 32

 

Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu ściśle określone są w Regulaminie Pracy Urzędu,
ogłaszanym przez Wójta w drodze odrębnego zarządzenia.

 

 

VII. ZAKRES UPOWAŻNIEŃ UDZIELONYCH PRACOWNIKOM DO ZAŁATWIANIA SPRAW

 

§ 33

 

Pisma i delegacje wychodzące z Urzędu podpisuje Wójt lub osoba upoważniona.

 

§ 34

 

Wójt  może udzielić kierownikowi Referatu lub pracownikowi pełnomocnictwa
do wydawania decyzji administracyjnych lub pełnomocnictw do jednorazowych czynności. Pełnomocnictwo winno być udzielone na piśmie.

 

§ 35

 

Uprawnienia  i obowiązki radcy prawnego w zakresie obsługi prawnej określa ustawa
z dnia 16 lipca 1982 roku o radcach prawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 10, poz. 65 z późn. zm.)

 

 

 

VIII. ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU

I WYDAWANIU AKTÓW PRAWNYCH

§ 36

Akty prawne powszechnie obowiązujące wydają:

       1) Rada - w formie uchwał, w sprawach określonych przepisami prawa i Statutem Gminy,

       2) Wójt - w formie zarządzeń porządkowych w przypadkach określonych
         w art. 41 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku.

 

§ 37

 

1.Wójtowiprzysługuje prawo wydania zarządzeń w celu wykonania uchwał Rady oraz innych zadań wynikających z przepisów prawa.

2.Wójtpodejmuje czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych
z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego.

3.   Wójt wydaje wewnętrzne akty prawne w formie okólników i zarządzeń wewnętrznych. Okólniki i zarządzenia wewnętrzne nie posiadają mocy przepisów gminnych.

§ 38

 

1.      Projekt aktu prawnego opracowuje  pracownik  Referatu,  Zespołu lub Samodzielny pracownik zgodnie ze swoim zakresem działania i przekazuje do zaopiniowania zgodnie z przepisami prawa i Statutem  Gminy.

2.      Projekt aktu prawnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego.

 

 

§ 39

 

Przepisy (uchwały, zarządzenia) ogłasza się przez rozplakatowanie na tablicy ogłoszeń Urzędu , opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

 

§ 40

 

1.      Zasady i tryb ogłaszania aktów prawa miejscowego określa ustawa z 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych
(Dz. U. z 2010 r., Nr 17, poz. 95).

2.      Urząd prowadzi zbiór przepisów gminnych, dostępnych do powszechnego wglądu
w Referacie Organizacyjnym.

§ 41

 

Opracowując projekty aktów normatywnych należy stosować zasady techniki prawodawczej, a mianowicie:

 

1)      postanowienia projektu nie mogą być sprzeczne z prawem,

2)      projekt nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice, upoważnienia ustawowego (delegacji prawnej), a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych
do kompetencji innych organów,

3)      należy unikać zamieszczenia w projekcie postanowień stanowiących powtórzenie przepisów zawartych w innych aktach prawnych wydawanych przez uprawnione organy,

4)      układ projektów powinien być przejrzysty, a redakcja jasna, ścisła i zwięzła bez zbytecznych zdań pobocznych oraz zgodna z zasadami pisowni polskiej,

5)      w projektach należy unikać używania obcych wyrazów oraz określeń językowych
i zwrotów technicznych nie będących w powszechnym użyciu, jeżeli można posłużyć się określeniem i zwrotem powszechnie stosowanym,

6)      zawarte w projektach określenia dotyczące woli pracodawcy powinny być redagowane w formie bezosobowej (np. zarządza się, ustala się, zatwierdza się, orzeka się itp.),

7)      dla oznaczenia jednakowych pojęć należy w projektach używać takich samych wyrazów i określeń prawnych, jakie są przyjęte w ustawodawstwie.

 

 

 

§ 42

 

1.      Akty własne wydawane przez Wójta  powinny zawierać:

1)       oznaczenie (np. zarządzenie, postanowienie, pismo okólne i numer kolejny

 w danym roku kalendarzowym),

2) datę podjęcia: dzień, miesiąc (słownie), rok,

3) określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji,

4) wskazanie podstawy prawnej (zarządzenie) lub odpowiedniego artykułu
z Regulaminu ,

5) treść regulowanych zagadnień,

6) wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za wykonanie i ewentualny termin     

    wykonania,

7)  datę wejścia w życie,

8) ewentualne wskazanie aktów ulegających uchyleniu.

2.      Wydanie zarządzenia następuje z inicjatywy danej komórki organizacyjnej Urzędu.

3.      Komórka organizacyjna przygotowująca akt prawny po potwierdzeniu i podpisaniu przez Wójta przekazuje jeden egzemplarz do Referatu Organizacyjnego.

 

 

IX. OBIEG DOKUMENTÓW W URZĘDZIE

 

§ 43

 

Ustala się poniższy tryb obiegu dokumentów w Urzędzie:

 

           1) korespondencja, przesyłki pocztowe oraz pisma wnoszone osobiście przyjmowane
          są w Sekretariacie, który przekazuje całość korespondencji do dekretacji dla Wójta,        

                Z-cy Wójta lub Sekretarza,

          2) po zadekretowaniu i zarejestrowaniu pism w „dzienniku podawczym” Sekretariat    

              przekazuje je zainteresowanym Referatom, Zespołom  i Samodzielnym pracownikom -    

              zgodnie z zakresem działania  określonym w Regulaminie,

          3)  nie dopuszczalne jest przyjmowanie korespondencji bezpośrednio na stanowiskach   

               pracy z pominięciem Sekretariatu,

          4)  pod pojęciem „korespondencji” należy rozumieć:

           a)  pisma przychodzące z zewnątrz,

           b) pisma wnoszone przez osoby fizyczne i prawne i inne jednostki organizacyjne,

        5)  korespondencję dzieli się na:

           a) zwykłą,

           b) specjalną (pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki  

           wartościowe),

     6)  na każdym wpływającym piśmie zamieszcza się na pierwszej stronie (na  

          korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę 

          wpływu określającą datę otrzymania, na fakturach i rachunkach pieczątkę wpływu  

          umieszcza się w górnym rogu drugiej strony faktury,

     7)  kierownicy Referatów , Zespołów  zgłaszają do sekretariatu osoby upoważnione do  

          odbierania  korespondencji,

     8)  odbierając korespondencję kierownik Referatu lub upoważniony pracownik Referatu,   

           Zespołu lub Samodzielny pracownik  potwierdza jej odbiór w dzienniku podawczym 

           swoim podpisem,

     9)  zasady obiegu i rejestracji dokumentów na stanowiskach pracy reguluje instrukcja 

           kancelaryjna,

    10) w Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt,

    11) pracownik Sekretariatu na żądanie interesanta składającego pismo potwierdza jego  

           odbiór na kopii dokumentu.

 

 

X. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI

 

§ 44

 

1.      Akta spraw przechowuje się na stanowiskach pracy  w Referatach, Zespołach i  Samodzielnych stanowiskach oraz archiwum zakładowym.

2.      Na stanowiskach pracy  przechowuje się akta spraw bieżących, będących w załatwieniu oraz spraw załatwionych w roku kalendarzowym.

3.      Akta spraw zakończonych przekazuje się do archiwum zakładowego do 31 marca roku następnego.

 

 

XI. TRYB PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA

 SKARG I WNIOSKÓW

 

§ 45

 

1.  Wójt  przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków we wtorki  w godz. 11.00 – 16.00 w siedzibie Urzędu.

2.  Pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w godzinach

            od 7.30 do 15.30 , w dniach urzędowania.

 

§ 46

 

Pracownik przyjmujący obywateli w ramach skarg i wniosków sporządza protokół

przyjęcia zawierający:

   1) datę przyjęcia,

   2) imię, nazwisko i adres składającego,

   3) zwięzłe określenie sprawy,

   4) imię i nazwisko przyjmującego,

   5) podpis składającego.

 

§ 47

 

Rejestr skarg i wniosków prowadzi Referat Organizacyjny.

 

§ 48

 

1. Urząd  stosuje typowe rejestry skarg i wniosków oznaczając poszczególne rodzaje

    spraw symbolami:

    S - skarga,

   W - wniosek.

2. Skargi i wnioski wnoszone przez senatorów, posłów i radnych opatruje się

    dodatkowo literą: „s”, „p” lub „r”.

§ 49

 

1. Skargi składane na działalność poszczególnych pracowników  rozpatruje Wójt.

2. Pozostałe skargi załatwiane są zgodnie z art. 229 Kodeksu postępowania

     administracyjnego.

 

§ 50

 

Załatwianie wniosków kierowanych do Urzędu  odbywa się zgodnie z art. art. 241 –

247 Kodeksu postępowania administracyjnego.

 

 

§ 51

 

Przyjmowanie, rozpatrywanie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Referat Organizacyjny, który:

1)      czuwa nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz udzielaniem odpowiedzi,

2)       udziela obywatelom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwiania sprawy, kieruje obywatela do właściwego Referatu, Zespołu, Samodzielnego stanowiska lub organizuje przyjęcie obywateli przez Wójta,

3)      prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg

            i wniosków w poszczególnych komórkach,

      4)  opracowuje okresowe analizy rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

 

§ 52

 

Kierownicy Referatów  odpowiedzialni są za:

1)      wszechstronne wyjaśnienia i terminowe załatwianie skarg i wniosków,

2)      niezwłoczne przekazywanie Referatowi Organizacyjnemu wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków.

 

§ 53

 

 

  1. Kontrolę i nadzór w zakresie organizacji przygotowania, rozpatrywania i załatwiania 

      skarg i  wniosków sprawuje Sekretarz.

  2. Kierownicy Referatów, Zespołów, Samodzielne stanowiska zgłoszone skargi i  wnioski są

       zobowiązani rozpatrzyć  i załatwić z należytą starannością, wnikliwie i 

                   terminowo   zgodnie z zasadami określonymi w KPA oraz przepisach określających

                   organizację   przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

  3.  Kierownicy oraz  samodzielni pracownicy  zobowiązani są przyjmować poza

       kolejnością:

            1) posłów i senatorów RP,

2) radnych Rady Gminy w Smołdzinie i radnych Powiatu Słupskiego wyłącznie w  

sprawach wynikających z wypełniania mandatu Radnego,

3) osoby niepełnosprawne.

 

 

 

XII. ORGANIZOWANIE DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

 

§ 54

 

Celem kontroli jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7)zarządzania ryzykiem.

 

 

§ 55

 

1. System kontroli obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną.

2. Kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Wójta, wykonują:

    1) Zastępca Wójta,

    2) Sekretarz ,

    3) Skarbnik ,

    4) kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych,

    5) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, zgodnie z właściwością,

    6) pracownicy Urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt. 1, 2 i 3, po pisemnym

        upoważnieniu przez Wójta lub wyznaczonego przez niego pracownika,

   7) pracownik ds. kontroli, po pisemnym upoważnieniu przez Wójta lub wyznaczonego   

       przez niego pracownika,

   8) podmioty zewnętrzne /również osoby fizyczne/ na zasadzie zawarcia umowy cywilno –  

       prawnej, upoważnione do tego przez Wójta, które zawodowo prowadzą działalność 

       kontrolną.

 

§ 56

 

Działalność kontrolna jest prowadzona na podstawie Regulaminu kontroli zarządczej.

 

 

XIII. ZASADY UDZIELANIA PEŁNOMOCNICTW

 

§ 57

 

1.      Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w

         indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania     

         oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem mogą występować:

1)              Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik,

2)              Kierownicy Referatów,

3)       Dyrektorzy, kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy.

      2. Wnioski, o których mowa w ust. 1 składane są w formie pisemnej  do Wójta.

      3.  Projekty upoważnień opracowuje Referat Organizacyjny.

 

 

§ 58

 

Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych, w indywidualnych sprawach
z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem prowadzi Referat Organizacyjny.

 

 

XIV. ZASADY PODPISYWANIA PISM

 

§ 59

 

Wójt podpisuje:

 

1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,

2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,

3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,

4)      odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Referatów,Zespołów   

    samodzielnych pracowników,

5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu
     nie upoważnił pracowników Urzędu,

6)      pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma

            wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy     

            wobec pracowników Urzędu,

8)  pismo zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,

9)      pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji

      publicznej,

     10) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

     11) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za

            pośrednictwem radnych,

     12) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt  zastrzegł dla siebie.

 

§ 60

 

Zastępca Wójta,  Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, niezastrzeżone do podpisu Wójta.

 

§ 61

 

Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie jego działania.

 

§ 62

 

Kierownicy Referatów podpisują:

1.      Pisma związane z zakresem działania Referatów, niezastrzeżone do podpisu Wójta,

2.      Decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwienia których zostali upoważnieni przez Wójta.

 

 

 

§ 63

 

Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych parafują swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

 

§ 64

 

Projekty uchwał winny być parafowane przez pracownika oraz  jego bezpośredniego przełożonego podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

 

 

XV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 65

 

1.      Kierownik Referatu jest bezpośrednim przełożonym pracowników zatrudnionych
w Referacie.

2.      Kierownik Referatu ponosi odpowiedzialność za prawidłową organizację pracy
w Referacie, porządek, dyscyplinę pracy oraz doskonalenie zawodowe pracowników.

3.      Wójt może wydać szczegółowe zalecenia wewnętrzne dotyczące sposobu realizowania postanowień niniejszego Regulaminu.

4.      Kierownicy Referatów obowiązani są zapoznać nowo przyjętych pracowników
ze Statutem Gminy oraz z:

1) Regulaminem Organizacyjnym Urzędu,

2) przepisami dotyczącymi zasad i form postępowania z dokumentami niejawnymi,

3)  instrukcją kancelaryjną.

5.      Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i przestrzeganiu przepisów, o których mowa, dołącza się do akt osobowych pracownika.

6.      Zmiany Regulaminu następują w trybie określonym dla jego uchwalenia.
 

 

§ 66

 

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.